Zeugniscode Ratgeber

Wie Personalleiter Zeugniscodes interpretieren.

Zum Thema Zeugnis erreichen uns viele Anfragen, und die Unsicherheit ist allgemein groß. Unsere Beratungspraxis zeigt, dass in der Qualität von Arbeitszeugnissen erhebliche Unterschiede bestehen und das fehlende oder unklare Zeugnisse bei unseren Outplacementklienten zum Abbruch laufender Bewerbungsgespräche führen können.


Das Zeugnis ist ein "Ausweis" für die Fach- oder Führungskraft. Es gibt Auskunft über die Aufgabe, Dauer der Tätigkeit, Leistung und Führungsverhalten. Die Rechtsansprüche auf ein Zeugnis sind gesetzlich geregelt. Es muss wohlwollend, aber wahr und sachlich richtig sein. Das Zeugnis ist eine Holschuld und muss frühzeitig ausgestellt werden.

Es gibt unterschiedliche Zeugnisarten

Das einfache Zeugnis findet sich primär im gewerblichen Bereich. Für Angestellte und Führungskräfte wird in der Regel ein qualifiziertes Zeugnis erstellt. Bei langjähriger Beschäftigung kann auch ein Zwischenzeugnis wichtig sein.

Für den Aufbau von Zeugnissen hat sich im Laufe der Jahre ein Standard durchgesetzt. Dieser Standard macht es dem Leser einfach, ein Zeugnis schnell zu erfassen und empfiehlt sich daher auch für Ihr Zeugnis. Schließlich gibt es in der Codierung der Zeugnisse versteckte Benotungen für Leistungsverhalten, Führungsverhalten, Belastbarkeit, Loyalität etc.

In unseren Büros in ganz Deutschland beraten wie Sie gerne hinsichtlich der Zeugnisprüfung oder Erstellung Ihres qualifizierten Arbeitszeugnisses. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Fragen hierzu haben. 

Die rechtlichen Aspekte

Das Zeugnis muss nach der Rechtsprechung "wahr" und sachlich richtig sein. Der Arbeitgeber muss sich um größtmögliche Objektivität bemühen, gleichzeitig soll die Beurteilung der Leistung von verständigem Wohlwollen getragen sein. Das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers soll nicht erschwert werden. Dieser Spagat zwischen Wahrheitspflicht und Wohlwollen gelingt oft nur schwer.

Nach § 630 BGB haben alle Arbeitnehmer einen Anspruch auf Erteilung eines Zeugnisses (in deutscher Sprache, auf Kosten des Arbeitgebers). Dieser Anspruch ist zwingend. Auf die Zeugniserteilung kann nicht vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses verzichtet werden. (Für kaufmännische Angestellte vgl. § 73 HGB, für gewerbliche Arbeitnehmer vgl. § 113 GewO).

Leitende Angestellte sind Arbeitnehmer und haben deshalb einen Zeugnisanspruch. Ob gesetzliche Vertreter oder juristische Organe (z.B. Vorstandsmitglied einer AG) einen Zeugnisanspruch haben, ist umstritten. Auf jeden Fall steht dieser Anspruch nach allgemeiner Auffassung dem GmbH-Geschäftsführer zu, der nicht zugleich (Mehrheits-) Gesellschafter ist. 

Zeugnisanspruch nur bei auf Dauer angelegtem Arbeitsverhältnis

Voraussetzung für den Zeugnisanspruch nach § 630 BGB ist ein dauerndes Arbeitsverhältnis. Dabei genügt es, wenn das Anstellungsverhältnis auf Dauer angelegt war, selbst wenn es tatsächlich nicht lange Zeit gedauert hat. Auch bei einer nur kurzen (z.B. zweitägigen) Beschäftigung kann der Anspruch auf Erteilung eines qualifizierten Zeugnisses bestehen. Allerdings entsteht hier ein Beurteilungsproblem. Auch bei befristeten Verträgen oder wenn die Probezeit nicht überstanden wurde, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Zeugnis. Denn in beiden Fällen liegt ein (vollwertiges) Arbeitsverhältnis vor.

Zur Ausstellung des Zeugnisses ist der Arbeitgeber verpflichtet

Er kann sich durch einen angestellten Bevollmächtigten vertreten lassen, der das Zeugnis in seinem Namen auszufüllen hat. Der Erfüllungsgehilfe muss jedoch erkennbar ranghöher als der zu Beurteilende sein. Die Beurteilung durch Gleichstehende (oder sogar Untergeordnete) würde wegen der darin liegenden Geringschätzung gegen Treu und Glauben verstoßen. Unzulässig ist es, das Zeugnis durch einen (mit der Interessenwahrnehmung beauftragten) Rechtsanwalt ausstellen zu lassen.

Zeugnis bei Konkurs

Im Fall des Konkurses ist der Konkursverwalter zur Erteilung des Zeugnisses – auch für die zurückliegende Zeit – verpflichtet, wenn er den Betrieb fortführt (BAG).

Zeugnis ist Holpflicht des Arbeitnehmers

Das Zeugnis ist – wie andere Arbeitspapiere auch – vom Arbeitnehmer/ der Führungskraft abzuholen. Der Arbeitgeber ist nur verpflichtet, das Zeugnis bereitzuhalten. Wird das Zeugnis nicht bei Beendigung des Dienstverhältnisses ausgehändigt und hat der Arbeitgeber das zu vertreten, so muss er dem Arbeitnehmer das Zeugnis auf seine Gefahr und Kosten übersenden.

 

Einfaches Arbeitszeugnis

Das einfache Arbeitszeugnis erstreckt sich nach § 630 BGB nur auf Art und Dauer des Dienstverhältnisses. Angaben zur Person wie Vor- und Zuname, akademischer Grad, Beruf sowie Ausstellungsdatum und Unterschrift des Arbeitnehmers müssen aus dem Zeugnis hervorgehen. Die Art der Tätigkeit ist genau und vollständig zu beschreiben, so dass sich ein zukünftiger Arbeitgeber ein Bild über die wahrgenommenen Aufgaben machen kann.

Das einfache Zeugnis (ohne Aussage zu Leistung und Verhalten) ist bei Führungskräften nur äußerst selten zu finden. Von einem solchen Zeugnis ist abzuraten. Es könnte zu dem vernichtenden Urteil führen, dass über die Leistung der Führungskraft nichts (Positives) zu berichten ist. Grundsätzlich steht dem Arbeitnehmer ein Wahlrecht zu, ob er ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis wünscht. Nach Erhalt eines einfachen Zeugnisses kann noch ein qualifiziertes Zeugnis gefordert werden.

Zwischenzeugnis

Der Arbeitnehmer hat "bei Beendigung eines Dienstverhältnisses" Anspruch auf ein Zeugnis. Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ist nicht gesetzlich geregelt. Teilweise kann der Mitarbeiter jedoch nach tariflichen Vorschriften ein Zwischenzeugnis verlangen.

Auch ohne tarifliche Regelung wird der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis während des Arbeitsverhältnisses bei berechtigtem Interesse des Arbeitnehmers allgemein bejaht. Dies folgt aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers (z.B. um dem Arbeitnehmer die Stellensuche zu erleichtern, vgl. § 629 BGB).

In bestimmten Fällen wird dem Mitarbeiter nach allgemeiner Auffassung der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis zuerkannt:

  • der Arbeitgeber stellt eine demnächst erfolgende Kündigung in Aussicht
  • Versetzung innerhalb des Unternehmens steht bevor
  • der Vorgesetzte wechselt
  • der Vorgesetzte scheidet aus
  • es steht eine Reorganisation des Unternehmens bevor

Für das Zwischenzeugnis gelten nach Form und Inhalt dieselben Grundsätze wie für das Endzeugnis. Der Arbeitgeber muss im Endzeugnis nicht die Formulierungen des Zwischenzeugnisses verwenden; in der Praxis ist dies jedoch vielfach der Fall.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Enthält das Zeugnis Angaben über Leistung und Führung, handelt es sich um ein so genanntes qualifiziertes Zeugnis. Die Erstreckung auf Leistung und Führung erfolgt nur, wenn der Arbeitnehmer dies verlangt (§ 630 Satz 2 BGB).

Im folgenden Text befassen wir uns deshalb ausschließlich mit diesem Zeugnistyp. Bei der Beurteilung der Leistung ist zu erläutern, wie der Arbeitnehmer die ihm oder ihr vertraglich obliegenden Aufgaben erfüllt hat. Die Angaben zur Führung betreffen das Sozialverhalten, vor allem gegenüber Vorgesetzten und Kollegen.

Sie sollten grundsätzlich auf der Erstellung eines qualifizierten Zeugnisses bestehen. Alles andere wirft ein sehr schlechtes Licht auf Sie.

Aufbau und Inhalt

Grundsätzlich obliegt es dem Arbeitgeber, das Zeugnis zu formulieren. Er ist frei bei seiner Entscheidung, welche Leistungen und Eigenschaften des Arbeitnehmers er mehr hervorheben oder zurücktreten lassen will. Das Zeugnis muss wahr sein und darf auch dort keine Auslassungen enthalten, wo der Leser eine positive Hervorhebung erwartet. Andererseits darf das Zeugnis das Fortkommen des Arbeitnehmers nicht ungerechtfertigt erschweren. Es muss laut Bundesarbeitsgericht von verständigem Wohlwollen gegenüber dem Arbeitnehmer getragen sein.

In diesem Spannungsverhältnis zwischen Wahrheitspflicht und Wohlwollen steht die Formulierung eines jeden Zeugnisses. Das Zeugnis kann jedoch nur im Rahmen der Wahrheit verständig wohlwollend sein. Dies bedeutet, dass zwischen diesen beiden Grundsätzen im Zweifelsfall die Wahrheit vor dem Wohlwollen rangiert.

Der klassische Zeugnisaufbau

Der Aufbau eines qualifizierten Zeugnisses richtet sich allgemein nach folgendem Muster:

  • Persönliche Daten
  • Art und Dauer der Beschäftigung
  • Aufgaben und Verantwortungsbeschreibung
  • Beurteilung der Leistung und Ergebnisse
  • Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern
  • Schlussformulierung (sog. magischer Vierklang)
  • Datum und Unterschrift
  • Das Zeugnis ist schriftlich zu erteilen und zu unterschreiben. In seiner äußeren Form muss es den – im Geschäftsleben üblichen – Mindestanforderungen genügen.
  • Das Zeugnis ist in der Regel auf einem Firmenbogen mit ordnungsgemäßem Briefkopf auszustellen, aus dem Name und Anschrift des Ausstellers erkennbar sind. Ein unsauber geschriebenes Zeugnis (Schreibfehler, Ausbesserungen, Streichungen, Knicke, Flecken) kann der Arbeitnehmer zurückweisen.
  • Durch die äußere Form darf nicht der Eindruck entstehen, dass der ausstellende Arbeitgeber sich von dem Wortlaut seines Zeugnisses distanziert.
  • Geheimzeichen, mit denen der Arbeitnehmer in positiver oder negativer Hinsicht gekennzeichnet werden soll, sind nicht erlaubt. Auch Anführungsstriche, Ausrufungszeichen und Unterstreichungen sind nicht zulässig.

 

Nutzen Sie die Chance Ihr Zeugnis selbst zu formulieren.

Sehr oft können Sie erheblichen Einfluss auf die Formulierung des Zeugnisses nehmen, da Sie den Beteiligten eine oft als unangenehm empfundene Arbeit abnehmen. Sollten Sie im Rahmen einer Aufhebung des Arbeitsvertrages aus dem Unternehmen ausscheiden, achten Sie darauf, das Zeugnis als Anhang des Aufhebungsvertrages zu vereinbaren. So vermeiden Sie unangenehme Überraschungen.

Zeugniscode

Der so oft hinterfragte Zeugniscode bezieht sich in der Regel auf die Leistungsbeurteilung des Arbeitnehmers. Die Leistungsbeurteilung ist der sicherlich wichtigste Abschnitt in einem Zeugnis, der i.d.R. im hinteren Teil des Zeugnisses formuliert wird. Die Leistungsbeurteilung umfasst mehrere Dimensionen:

  • Zusammenfassende Leistungsbeurteilung der Arbeitsleistung
    Immer enthalten ist die zusammenfassende Leistungsbeurteilung, die etwa folgende Formulierung umfasst: "Insgesamt waren die Leistungen des Herrn / Frau Mustermann zu unserer .... Zufriedenheit". Es sind hier verschiedene Formulierungen denkbar. Unter dem Punkt Zeugnisnoten haben wir für Sie die gängigen Beurteilungen und was Sie nach Schulnoten bedeuten, zusammengestellt.

  • Verhalten gegenüber Vorgesetzten
    Bsp. für eine mangelhafte Beurteilung: "Das Verhalten im Dienst war angemessen". Eine sehr gute Beurteilung könnte dagegen so aussehen: "Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern war stets vorbildlich."

  • Führungseigenschaften
    Hier geht es um die Ausübung der Führungsverantwortung, die Motivation und nicht zuletzt um die Ergebnisse der Mitarbeiter. Ein Beispiel für eine durchschnittliche Bewertung: "Er befähigte seine Mitarbeiter, die Vorgaben selbständig nach klarer Planung zu erreichen."

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Beurteilungsformulierungen für die Belastbarkeit, die Arbeitsweise, die Flexibilität oder den Arbeitsstil des Mitarbeiters. Vernichtend wäre etwa das Urteil: "unter Anleitung konnte er auch komplexere Sachverhalte nachvollziehen und war Neuerungen gegenüber aufgeschlossen."

Beispiele für Bewertungen der Arbeitsleistung

Außergewöhnlich gut / sehr gut

  • Wir waren mit seinen Leistungen jederzeit und in jeder Hinsicht außerordentlich zufrieden.
  • Seine Leistungen haben jederzeit und in jeder Hinsicht unsere vollste Anerkennung gefunden.
  • Sie hat die ihr übertragenen Arbeiten stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.

Überdurchschnittlich / gut

  • Wir waren während der gesamten Beschäftigungszeit mit seinen Leistungen voll und ganz zufrieden.
  • Seine Leistungen haben unsere volle Anerkennung gefunden.
  • Sie hat die ihr übertragenen Arbeiten stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.

Durchschnittlich / befriedigend

  • Wir waren mit seinen Leistungen voll / jederzeit zufrieden.
  • Er / Sie hat unseren Erwartungen in jeder Hinsicht entsprochen.
  • Er hat die ihm übertragenden Arbeiten zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.

Unterdurchschnittlich / nicht befriedigend

  • Wir waren mit ihren Leistungen zufrieden.
  • Er hat zufriedenstellend gearbeitet.
  • Er hat die ihm übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit erledigt.

Mangelhaft / schlecht

  • Sie führte die ihr übertragenen Aufgaben mit Fleiß und Interesse aus.
  • Seine Leistungen haben unseren Erwartungen in etwa entsprochen.
  • Er hat die ihm übertragenen Arbeiten im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt.

 

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